Vedení kolektivu mladých hasičů nebo sportovního oddílu není jen o trénincích a soutěžích. Vedoucí a trenéři dnes musí zvládat také poměrně velké množství administrativy – evidenci členů, docházku, plánování akcí nebo komunikaci s rodiči a členy.
Jedním ze základních nástrojů, který tuto činnost pomáhá evidovat, je tréninkový deník. Dříve měl podobu papírového sešitu, později se často přesunul do tabulek v Excelu. Dnes ale existují moderní digitální nástroje, které dokážou celý proces výrazně zjednodušit.
V tomto článku se podíváme na to co je tréninkový deník, proč je důležité ho vést, jak se používá v praxi a jak může jeho vedení výrazně usnadnit moderní aplikace.
Co je tréninkový deník a k čemu slouží
Tréninkový deník je nástroj pro systematickou evidenci činnosti kolektivu. Slouží především vedoucím nebo trenérům, aby měli přehled o tom, co se v oddíle děje a jak se členové zapojují do aktivit.
V praxi se do něj zapisuje například docházka na tréninky, účast na soutěžích, přehled akcí kolektivu
poznámky k tréninkům nebo přehled aktivit jednotlivých členů.
U kolektivů mladých hasičů se navíc často evidují také disciplíny požárního sportu nebo další činnost kolektivu. Vedoucí tak mají dlouhodobý přehled o vývoji členů a historii aktivit.
Tréninkový deník ale není určen pouze pro hasiče. Podobnou evidenci využívají také sportovní oddíly, spolky nebo kroužky pracující s mládeží.
Proč je vedení tréninkového deníku důležité
Důvodů, proč tréninkový deník vést, je hned několik.
Přehled o činnosti kolektivu
Vedoucí mají jasný přehled o tom kolik tréninků proběhlo, kdo se účastnil jednotlivých akcí nebo jak aktivní jsou jednotliví členové.
To pomáhá nejen při organizaci tréninků, ale také při plánování soutěží nebo dalších aktivit.
Podklady pro dotace
Dalším velmi důležitým důvodem je administrativa spojená s dotacemi.
Například v programu Můj klub je potřeba doložit, že děti nebo sportovci skutečně vykonávají pravidelnou sportovní činnost. Evidence tréninků, docházky a soutěží je proto klíčovým podkladem pro žádosti o podporu.
V praxi se často sleduje například počet tréninkových týdnů v roce, pravidelnost tréninků nebo účast na soutěžích.
Dobře vedený tréninkový deník tak může rozhodovat nejen o přehledu v oddíle, ale i o výši finanční podpory pro klub nebo sbor.
Historie kolektivu
Další výhodou je také dlouhodobá historie činnosti. Pokud se například změní vedoucí kolektivu, nový vedoucí má díky deníku přehled o předchozí práci, aktivitách i zapojení jednotlivých členů.
Jak dnes vedoucí nejčastěji vedou tréninkový deník
V mnoha sborech a sportovních oddílech se dnes tréninkový deník vede pomocí tabulek v Excelu.
Například portál mladez.dh.cz nabízí vzorový tréninkový deník právě ve formátu Excel, který si mohou vedoucí stáhnout a upravit podle svých potřeb.
Výhodou tohoto řešení je především jednoduchost, dostupnost zdarma a známé prostředí tabulek.
Excel tak představuje krok vpřed oproti papírovým sešitům.
Limity Excelu při vedení kolektivu
S rostoucím počtem členů nebo aktivit ale začínají být tabulky poměrně nepraktické.
Mezi nejčastější problémy patří například:
Špatná použitelnost na mobilu
Tréninky, soutěže nebo schůzky se často odehrávají v terénu. Excelové tabulky ale nejsou navržené pro pohodlné používání na mobilu nebo tabletu.
Zapisování docházky nebo hledání informací v tabulce na malém displeji je často nepřehledné a zdlouhavé.
Agenda je často na jednom člověku
Tabulka bývá uložená u jednoho vedoucího. Pokud má kolektiv více vedoucích nebo instruktorů, práce s daty se komplikuje.
Často vznikají situace, kdy více lidí upravuje různé verze souboru, není jasné, která verze je aktuální nebo aktualizace dat zabírá zbytečně mnoho času.
Ruční práce a vyšší chybovost
Excel vyžaduje ruční zapisování a úpravy tabulek. Stačí drobná chyba ve vzorcích nebo v datech a přehledy přestanou odpovídat realitě.
Žádná komunikace s rodiči nebo členy
Tabulky také neřeší další důležitou část vedení kolektivu – komunikaci.
Vedoucí tak často musí používat kombinaci Excelu, SMS či WhatsAppu, e-mailů nebo skupin na sociálních sítích.
Moderní řešení: digitální tréninkový deník
Dnes už ale není nutné vést tréninkový deník v tabulkách.
Moderní online aplikace umožňují vést celou evidenci kolektivu na jednom místě. Jedním z takových řešení je Klubový portál, který byl vytvořen právě pro kolektivy mladých hasičů, sportovní oddíly a další spolky.
Aplikace funguje online a je přizpůsobena pro používání na mobilu, tabletu i počítači. Vedoucí tak mohou zapisovat docházku nebo spravovat akce přímo během tréninku nebo soutěže.
Jak funguje aplikace tréninkový deník v Klubovém portálu
Klubový portál kombinuje několik funkcí, které dohromady nahrazují klasický tréninkový deník.
Evidence členů
Každý člen má svůj profil, kde mohou vedoucí evidovat například základní údaje, kontakty na rodiče, zdravotní informace nebo historii aktivit v kolektivu. Vedoucí tak mají všechny důležité informace přehledně na jednom místě.
Více vedoucích může spravovat agendu
Do aplikace mohou mít přístup všichni vedoucí kolektivu. Každý z nich tak může zapisovat docházku, vytvářet nové akce, spravovat členy nebo komunikovat s rodiči nebo členy. Agenda tak není závislá pouze na jednom člověku.
Plánování událostí
Vedoucí mohou jednoduše vytvářet různé typy událostí, například tréninky, soutěže, schůzky, školení, exkurze, výlety, brigády a další akce kolektivu. Díky tomu vzniká přehledný plán činnosti oddílu nebo sboru.
Docházka a potvrzení účasti
U každé akce mohou členové nebo rodiče potvrdit účast. Vedoucí tak předem vidí kolik lidí přijde na trénink, kdo se účastní soutěže nebo kdo je omluvený. Docházku je možné následně jednoduše zapsat přímo v aplikaci.
Omluvenky
Pokud se dítě nemůže zúčastnit akce, rodič jej může omluvit přímo v aplikaci. Vedoucí tak mají okamžitý přehled o omluvenkách bez nutnosti řešit telefonáty nebo SMS zprávy.
Komunikace s rodiči i členy
Klubový portál slouží také jako komunikační nástroj. Vedoucí mohou snadno sdílet informace s rodiči mladších členů i s dospělými členy oddílu. Díky tomu je aplikace vhodná nejen pro kolektivy mladých hasičů, ale i pro sportovní oddíly nebo spolky dospělých členů.
Výhody digitálního tréninkového deníku
Použití moderní aplikace přináší vedoucím několik významných výhod.
Úspora času
Zápis docházky nebo správa akcí zabere jen několik vteřin. Vedoucí tak mohou více času věnovat samotné práci s dětmi nebo sportovci.
Přehledný plán činnosti
Rodiče i členové mohou předem vidět, jaké akce kolektiv plánuje. Díky tomu mají lepší přehled o tom, co děti nebo členy v oddíle čeká.
Lepší organizace kolektivu
Vedoucí mají všechny informace na jednom místě: členy, akce, docházku i komunikaci.
Komunikace na jednom místě
Místo kombinace různých nástrojů mohou vedoucí komunikovat s rodiči i členy přímo v aplikaci.
Přístup odkudkoliv
Aplikace je přizpůsobena pro mobilní zařízení, takže ji lze pohodlně používat na tréninku, na soutěži, na výletě nebo táboře.
Získejte aplikaci Klubový portál na 3 měsíce zdarma
Pokud chcete zjistit, jak může Klubový portál usnadnit vedení vašeho kolektivu, můžete si ji zaregistrovat a nezávazně vyzkoušet všechny její funkce zdarma.