Obchodní podmínky

služby Klubový portál účinné od 28. 2. 2026.

Článek I

Úvodní ustanovení

1. Tyto obchodní podmínky upravují práva a povinnosti mezi poskytovatelem a zákazníkem při poskytování webové aplikace „Klubový portál“ (dále jen „Služba“).
2. Poskytovatelem Služby je:

Pavel Kovář – Smit Media
Sídliště 6. května 1047
756 54 Zubří
IČ: 03246078
DIČ: CZ9506206237
zapsaný v živnostenském rejstříku vedeném Městským úřadem Rožnov pod Radhoštěm
e-mail: [email protected]

3. Služba je určena výhradně právnickým osobám, zejména spolkům (SDH), nebo fyzickým osobám jednajícím v rámci své podnikatelské činnosti. Služba není určena spotřebitelům.

Článek II

Charakter služby

1. Klubový portál je webová aplikace poskytovaná formou SaaS (software jako služba), určená zejména k evidenci členů, organizaci činnosti, správě tréninků, akcí, dokumentů a interní administrativy kolektivů mladých hasičů.
2. Služba má evidenční charakter a nepředstavuje účetní, právní ani zdravotnický systém.
3. Poskytovatel je oprávněn Službu průběžně upravovat, rozšiřovat nebo měnit její funkce.

Článek III

Registrace a vznik smlouvy

1. Smluvní vztah vzniká dokončením registrace prostřednictvím registračního formuláře.
2. Jeden subjekt (SDH) může mít pouze jeden účet. Poskytovatel je oprávněn registraci ověřit dle IČO.
3. Nedílnou součástí těchto obchodních podmínek je Příloha č. 1 – Zpracovatelská smlouva.

Článek IV

Zkušební období

1. Po registraci má zákazník nárok na zkušební období v délce 3 měsíců zdarma.
2. Po dobu zkušebního období není zákazník povinen zadávat platební údaje.
3. Poskytovatel si vyhrazuje právo účet ve zkušebním období zrušit.

Článek V

Cena a předplatné

1. Cena Služby je dána dle platného ceníku uvedeného na webových stránkách Služby.
2. Služba je účtována jako roční předplatné na 12 měsíců dopředu.
3. Předplatné se automaticky neprodlužuje.
4. V případě neuhrazení dojde k omezení nebo zmražení funkcí Služby.
5. Zaplacené předplatné se nevrací.

Článek VI

Práva a povinnosti zákazníka

Zákazník odpovídá za:

• správnost a zákonnost vložených údajů,
• získání potřebných souhlasů zákonných zástupců,
• obsah nahraných dokumentů,
• dodržování autorských práv.

Zákazník nesmí:

• pokoušet se narušit bezpečnost systému,
• provádět reverzní inženýrství,
• poskytovat přístup neoprávněným osobám.

Článek VII

Dostupnost a odpovědnost

1. Poskytovatel negarantuje nepřetržitou dostupnost Služby.
2. Data jsou zálohována 1x denně po dobu 7 dní. Zálohy slouží výhradně pro interní potřeby poskytovatele.
3. Odpovědnost poskytovatele je omezena do výše ročního plnění uhrazeného zákazníkem.
4. Poskytovatel neodpovídá za nepřímé škody ani ušlý zisk.

Článek VIII

Ukončení smlouvy

1. Zákazník může účet kdykoli deaktivovat.
2. Po deaktivaci je účet uchován po dobu 30 dní. Po uplynutí této lhůty dochází k nevratnému smazání dat.
3. Poskytovatel může účet okamžitě zrušit při porušení těchto podmínek.

Článek IX

Změny podmínek

1. Poskytovatel je oprávněn obchodní podmínky změnit.
2. Změny nabývají účinnosti zveřejněním na webu.

PŘÍLOHA Č. 1

ZPRACOVATELSKÁ SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

uzavřená dle čl. 28 Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) účinná od 28. 2. 2026.

Článek I

Smluvní strany

1. Správce osobních údajů
   Správcem je zákazník služby Klubový portál, tedy právnická osoba (zejména spolek – SDH), která při využívání služby určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
2. Zpracovatel osobních údajů
   Zpracovatelem je:

Pavel Kovář – Smit Media
Sídliště 6. května 1047
756 54 Zubří
IČ: 03246078
DIČ: CZ9506206237
e-mail: [email protected]

Zpracovatel poskytuje správci webovou aplikaci „Klubový portál“.

Článek II

Předmět a účel zpracování

1. Předmětem této smlouvy je úprava práv a povinností stran při zpracování osobních údajů, které správce vkládá do aplikace Klubový portál.
2. Účelem zpracování je umožnění provozu webové aplikace, zejména:
   • evidence členů kolektivu,
   • evidence zákonných zástupců,
   • správa tréninků a akcí,
   • evidence docházky,
   • interní komunikace,
   • správa dokumentů.
3. Zpracování probíhá výhradně v rozsahu nezbytném pro poskytování služby.

Článek III

Rozsah a kategorie osobních údajů

1. Zpracovávány mohou být zejména tyto kategorie osobních údajů:
   • identifikační údaje členů (jméno, příjmení, datum narození),
   • kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa),
   • údaje o zákonných zástupcích,
   • údaje o docházce,
   • údaje o účasti na akcích,
   • případné údaje o zdravotních omezeních,
   • dokumenty a soubory nahrané správcem.
2. Subjekty údajů jsou zejména:
   • členové kolektivu mladých hasičů,
   • zákonní zástupci členů,
   • vedoucí a další oprávněné osoby správce.

Článek IV

Doba zpracování

1. Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu mezi správcem a zpracovatelem.
2. Po ukončení smlouvy dojde k deaktivaci účtu.
3. Data jsou uchovávána po dobu 30 dnů od deaktivace účtu za účelem případného obnovení.
4. Po uplynutí této lhůty dochází k nevratnému výmazu dat.

Článek V

Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje:

1. Zpracovávat osobní údaje pouze na základě pokynů správce.
2. Zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány povinností mlčenlivosti.
3. Přijmout vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů, zejména:
   • zabezpečený přístup do aplikace,
   • šifrovaný přenos dat (HTTPS),
   • omezený přístup k databázím,
   • pravidelné zálohování dat (1× denně, uchování 7 dní),
   • ochranu proti neoprávněnému přístupu.
4. Pomoci správci při plnění povinností dle GDPR, pokud je to vzhledem k povaze zpracování možné.
5. Umožnit správci součinnost při řešení bezpečnostních incidentů.

Článek VI

Povinnosti správce

Správce odpovídá za:

1. Zákonnost zpracování osobních údajů.
2. Zajištění odpovídajícího právního titulu ke zpracování osobních údajů, zejména získání souhlasu zákonných zástupců, pokud je vyžadován.
3. Informování subjektů údajů o využívání aplikace Klubový portál jako nástroje zpracování.
4. Správnost a aktuálnost vložených údajů.

Zpracovatel nenese odpovědnost za způsob, jakým správce osobní údaje získal.

Článek VII

Subzpracovatelé

1. Správce uděluje obecný souhlas s využitím následujících subzpracovatelů:
   • Cloudflare, Inc. – poskytování CDN a bezpečnostních služeb
   • Google LLC – služba reCAPTCHA (ochrana proti automatizovanému zneužití)
2. Subzpracovatelé mohou zpracovávat zejména IP adresy a technická metadata.
3. Zpracovatel odpovídá za to, že subzpracovatelé poskytují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.
4. Pokud dojde ke změně subzpracovatele, bude správce informován zveřejněním aktualizovaného seznamu.

Článek VIII

Předávání údajů mimo EU

1. Zpracování probíhá primárně v rámci Evropské unie.
2. Pokud by došlo k přenosu údajů mimo EU, bude tak učiněno v souladu s GDPR, zejména prostřednictvím standardních smluvních doložek nebo jiného vhodného nástroje ochrany.

Článek IX

Bezpečnostní incidenty

1. Zpracovatel je povinen bez zbytečného odkladu informovat správce o porušení zabezpečení osobních údajů, pokud je pravděpodobné, že takové porušení bude mít dopad na osobní údaje správce.
2. Zpracovatel poskytne správci součinnost při řešení incidentu.

Článek X

Ukončení zpracování

1. Po ukončení smluvního vztahu a uplynutí 30denní ochranné lhůty budou osobní údaje nevratně vymazány.
2. Zpracovatel není povinen poskytovat export dat, pokud není výslovně sjednáno jinak.

Článek XI

Závěrečná ustanovení

1. Tato zpracovatelská smlouva je nedílnou součástí Obchodních podmínek služby Klubový portál.
2. V případě rozporu mezi touto smlouvou a obchodními podmínkami má přednost tato zpracovatelská smlouva v otázkách ochrany osobních údajů.
3. Smlouva nabývá účinnosti dne 28. 2. 2026.